Dniówki jako sposób wynagrodzenia kierowców – zasady i wyzwania
W ostatnich latach dniówki, czyli stałe dzienne wynagrodzenie dla kierowców za dzień pracy, stały się popularnym modelem wynagradzania w branży transportowej. Dniówki ułatwiają rozliczenie między kierowcą i przedsiębiorcą, jednak rodzą też pytania o zgodność z przepisami prawa pracy i wymogami podatkowymi. Spójrzmy, jak można skutecznie stosować ten system, by spełniał zarówno potrzeby rynku, jak i wymogi prawne.
Dlaczego dniówki?
Zanim dniówki zyskały na popularności, standardowe wynagrodzenie kierowców składało się z podstawowej pensji zgodnej z umową o pracę oraz dodatków za nadgodziny, pracę nocną, a także ryczałtów i diet za podróże zagraniczne. Zmiany w przepisach, wprowadzone w lutym 2022 roku, zniosły zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania diet i ryczałtów dla kierowców międzynarodowych. To znacznie podniosło koszty związane z wypłatą wynagrodzeń, zmuszając firmy do poszukiwania alternatyw, które mogłyby zoptymalizować wydatki i jednocześnie zapewnić przewidywalność zarobków dla kierowców.
Dniówki odpowiadają na potrzebę uproszczenia wynagrodzeń, umożliwiając ustalenie kwoty, którą kierowca otrzyma za każdy dzień spędzony w trasie. Taki model ułatwia kierowcom szacowanie miesięcznego wynagrodzenia, niezależnie od ilości dni pracy czy długości wyjazdów.
Kluczowe wyzwania prawne i księgowe
Choć dniówki oferują szereg korzyści, mogą stanowić wyzwanie pod względem zgodności z przepisami. Przede wszystkim wynagrodzenie wynikające z dniówek nie może być niższe niż minimalne, wymagane umową o pracę, wraz z dodatkami. Dodatkowe wynagrodzenie można ustalić indywidualnie, ale nie może ono naruszać praw kierowców do wynagrodzeń za pracę w godzinach nadliczbowych czy pracę nocną.
Innym wyzwaniem jest konieczność rozliczenia dniówek na zasadach netto i brutto. W praktyce pracodawcy częściej ustalają dniówki jako kwoty netto, co odpowiada rynkowym oczekiwaniom kierowców, ale może wiązać się z koniecznością skomplikowanych wyliczeń w przypadku naliczania podatków i składek. Ustalenie kwoty brutto daje przewoźnikom większą kontrolę nad ostatecznymi kosztami i zmniejsza ryzyko podatkowe.
Różnorodne sposoby rozliczeń i przeliczeń dniówek
W przypadku dniówek istnieją różne warianty rozliczeń. Dwie najczęściej stosowane metody przez firmy transportowe to:
Model całościowy – dniówka obejmuje wszystkie elementy wynagrodzenia, w tym podstawę, nadgodziny, diety i inne dodatki. Jest to najprostszy model, ale wymaga od pracodawcy upewnienia się, że dniówka zawsze spełnia wymagania prawne, zwłaszcza gdy kierowca odbywa dłuższe trasy zagraniczne.
Model dniówka + podstawa – dniówka obejmuje tylko część wynagrodzenia, zazwyczaj najbardziej zmienne elementy, takie jak dodatki do ryczałtów, natomiast pozostałe składniki są wypłacane zgodnie z umową o pracę. To pozwala lepiej kontrolować koszty oraz wyrównać różnice między kierowcami realizującymi różne typy przewozów.
Należy pamiętać, że uzgodnienia z kierowcami to jedno a wymogi wynikające z przepisów to drugie. W praktyce dniówki są rozliczane w drugiej kolejności jako premia uznaniowa. W pierwszej kolejności naliczane jest wynagrodzenie zasadnicze, oraz dodatki za pracę nocną, dyżury oraz nadgodziny.
Przykład:
Załóżmy, że kierowca ma na umowie łączne wynagrodzenie w wysokości 5500 złotych i obowiązuje w firmie miesięczny okres rozliczeniowy aby uprościć przykład.
Kierowca w październiku wypracował 20 dniówek, z pracodawcą umówiony jest na kwotę 450 zł netto za dniówkę. Zatem kierowca zarobił w październiku 9000 zł netto a na umowie ma 5500 zł brutto.
Rozliczenie, które jest zgodne z przepisami powinno wyglądać następująco:
Wyliczamy wynagrodzenie zasadnicze- 5500 złotych
Wyliczamy wyrównanie za ewentualne dyżury, pracę w porze nocnej i nadgodziny- załóżmy, że wyszło łącznie 1000 złotych
Wyliczamy dopłatę za płacę sektorową- zakładamy, że wyszło 1500 złotych
Sumujemy wszystkie otrzymane składniki i otrzymujemy kwotę 8000 złotych brutto, jest to kwota, którą kierowca musi otrzymać ponieważ wynika to z jego stawki zaszeregowania.
Aby otrzymać ustaloną z kierowcą kwotę 9000 zł netto, należy doliczyć odpowiednio wyliczoną kwotę w formie premii uznaniowej w tym przypadku załóżmy kwota 9000 złotych netto odpowiada kwocie 12 718,43 brutto zatem:
12718,43 - 8000= 4718,43 -> kwota premii uznaniowej, którą należy doliczyć do wynagrodzenie zasadniczego, ryczałtów i płacy sektorowej.
Na potrzeby przykładu kwoty oraz stawki są uproszczone, nie brano pod uwagę ulg (delegowania) na podatek oraz pit.
Dlaczego taki sposób rozliczania dniówek jest najlepszy? W przypadku kontroli PIP, inspektor sprawdza czy były wypłacane wszystkie elementy wynagrodzenia takie jak ryczałty, płace sektorowe. W przypadku wypłacenia jednej kwoty- iloczynu stawki za dniówkę oraz ilości dniówek, nie mamy potwierdzenia, że kierowca otrzymał należne mu wyrównania za nadgodziny, pracę w porze nocnej, dyżury czy płace sektorowe. Wielokrotnie podczas kontroli mają miejsce sytuacje gdzie inspektor nakazuje wypłacić kierowcy dodatkowo ryczałty pomimo, że otrzymywał wynagrodzenie znacznie wyższe niż miał na umowie. Brak potwierdzenia wypłacenia wszystkich składników równa się z brakiem ich wypłacenia, na nic zatem zdadzą się wyjaśnienia, że przecież kierowca dostał więcej niż wyszło na ewidencji.
Jak przeliczać dniówki – pełne i niepełne dni
Kolejnym problematycznym aspektem jest kwestia ustalania, czym jest dzień pracy w trasie. Firmy stosują różne definicje, takie jak doba kalendarzowa od północy do północy, 24 godziny od rozpoczęcia pracy lub zaokrąglanie niepełnych dni do pełnych. Takie szczegóły należy koniecznie opisać w regulaminie wynagradzania, aby uniknąć niejasności i ryzyka błędnych wyliczeń.
Podsumowanie
Mimo licznych wyzwań dniówki pozostają skutecznym sposobem wynagradzania w branży transportowej, zwłaszcza gdy ich rozliczanie jest oparte na dobrze przygotowanych zasadach. Kluczem do skutecznego wdrożenia dniówek jest przemyślane podejście do przepisów, transparentne zapisy w regulaminach oraz stosowanie narzędzi automatyzujących obliczenia. W efekcie, dniówki mogą stanowić wygodny sposób na zapewnienie kierowcom jasnych i przewidywalnych wynagrodzeń, co w znacznym stopniu wspiera stabilność zatrudnienia i satysfakcję pracowników.